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〜かたづけ士 小松 易がお届け〜
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2021.11.17 vol.165
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〇〇様
こんにちは！企業向けかたづけ士の小松易です。
最近、企業からのお悩みで多いのが「データの片づけ」です。
オンライン化の加速によって、これまで紙でやりとりしていたものもデータでやりとりするようになり、膨大に増え続けるデータの量に頭を抱える会社が増えています。
モノの片づけは自力でなんとかなっていても、データの片づけは一体どうしたらいいのかわからないという声が非常に多いのです。
さて、どこから手をつければいいのでしょうか？
私はいつも「モノを片づける前に、まずは言葉を片づけましょう」ということをお伝えしています。
「整理と整頓の違いは？」
「片づけと掃除の違いは？」
このように、まずは言葉の定義をハッキリさせるのです。
データの片づけも同じです。
同じ会社にいても、学生時代からパソコンを操作している世代と、会社員生活も後半になって初めてパソコンを与えられた世代では、ITリテラシーのレベルが全然違います。
また同世代でも、ITに携わってきた職種やその長さでも同様な状況が見られます。
中には「フォルダとファイルの区別もつかない」、「データの片づけといわれてもそもそも何の話をしているのかわからない」という人もいるのです。
そこで、まずは「共通言語」を明確にするところから始めましょう。「フォルダとは？」「ファイルとは？」「サーバーとは？」など、IT言語を理解できていない人がいたら社内で勉強会を開催するのもよいでしょう。
その上で、ルール作りにチーム全体で着手します。
・ ファイルを削除する際の判断基準は？
・ ファイル名の付け方は？
・ フォルダを作る際の階層の作り方は？
などをルール化していきます。
データの片づけがうまくいっている会社は、例外なくこのルール作りがきちんとしています。逆にルールがないと、外から見えにくい分パソコンの中は無法地帯になりがちです。
「自分ではどこに何があるかわかっているから問題ない」という人もいますが、問題なのは、仕事を引き継ぐときや、急に休まなければいけなくなったときです。
以前、前任者がデータの整理をちゃんとしていなかったために、新任者が1日2時間もデータを探すはめになっている、という事例を目の当たりにしたことがあります。
いざというときのリスクマネジメントとしても、データの片づけは重要です。
また、よくありがちなのが「不安でデータを削除できない」というケースです。その場合は一旦、デスクトップ上に「仮ごみ箱」フォルダを作って移動させ、一定時間たったら削除するというやり方もあります。
「データの片づけ」も社内環境整備のひとつです。
モノの片づけの基本の理解がベースにあれば、その応用の「データの片づけ」は
難しくありません。
ぜひ、今日の話を参考にできるところからデータの片づけに取り組んでみてください。
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それではまたお会いしましょう。
次回の配信は、 12/1（水）です。
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