今回ご紹介するのは、ある食品メーカーの事例です。
食品のパッケージ容器が大量にストックされている３つの倉庫。
1,000個単位で発注するため、あっという間に手狭になるのでした。
しかもこの倉庫、パッケージ容器を形状や大きさ別に分けることもなく、
雑然と詰め込まれています。
さらに、社内に置ききれない膨大な量の書類も保管していました。
いざ容器を使うとなると、お目当ての容器を社員が手分けして探し、
「ここにあったぞ～！」と叫ぶありさま。
この会社では、物が多いのは倉庫だけではありません。
社内の至るところにも書類やダンボールが溢れていて、
少しでも空いたスペースがあると、部署間で取り合う状況。
すでに、片づけを“放棄”している印象すら受けました。
もうひとつ、社員のやる気を削ぐ原因になっていたのは、
事務所に併設された工場から飛んでくる食品の原料となる粉。
いつの間にかあちらこちらがうっすら白くなってしまいます。
清掃をしてもすぐ粉が積もる・・・という悪循環が発生していたのです。
「片づけよう！」と社内に号令をかけるべき社長自身も、
実は片づけが大の苦手。
１度はリフォームも考えたそうですが、まずはスッキリ・ラボに相談してみようと、
コンサルの依頼をされました。
＜問題１：パッケージ容器があふれる倉庫＞
まず、なぜパッケージ容器が倉庫のスペースを圧迫してしまうのか
その原因を洗い出すことにしました。
大きな問題点は、パッケージ容器の発注方法。
実際は１年に５個程度しか使用しない容器にも関わらず
1,000個も発注していたのでした。
「1,000個発注すると、割安だから」という理由でした。
目先の安さを取るあまり、膨大な量を購入することになり、
結果的に倉庫を３つも使うことに。
“場所代”という別のコストが発生することに気づいていなかったのです。
・使わない容器は思い切って廃棄
・容器の発注については、多少単価が高くなっても適量買うことにする
という解決方法に落ち着きました。
＜白く積もる粉と書類の山＞
事務所内に小麦粉の粉が積もる原因は、
工場と事務所の導線の悪さによるものでした。
社員の出入りによって、体に付着した粉が所内に持ち込まれてしまうのです。
「きれいにしても、どうせ積もるから・・・」と、半ばあきらめムードだったものを
「月に１回の環境整備day」を設けることで解決。
倉庫や事務所にあふれている書類の山も、
この「月に１回の環境整備day」で、定期的に内容を見直すことができ、
いらない物を処分する結果に。
さらにこの日は、片づけと掃除の両方を行うことにし、
リセットするようにしました。
「月に１回の環境整備day」は、社員が中心になって活動します。
営業部門や管理部門など、各部署からリーダーを１人ずつ選出して、
全社員で片づけと掃除に取り組むのです。
この会社では勤務形態がシフト制のため、休みと重ならないよう
スケジュールを調整して集まりました。
全社をあげて片づけに取り組んだことによって、
社員同士が意見交換をするようになり、新たにチームワークが生まれました。
社員同士のチームワークが格段によくなったことで、
連絡ミスがなくなり、正しく情報伝達が行われるようになったのです。
倉庫の片づけから問題を整理した結果、
ムダなコストの削減に成功したばかりか、
社員間の交流を促進し、さらに仕事の質も高めることもできました。
その後、この会社ではリフォームをして人の導線を見直し、
工場から事務所に舞い込む粉の問題も解決しました。
