今回ご紹介するのは、昨年も登場した九州のリフォーム会社の事例です。コンサルが終わったあと、社長から「“モノ”の片づけが終わったので、次はPCやサーバーのデータ(情報)の片づけを教えてくれないか？」という要望をいただきました。

実は、形のないデータも、片づけのルールは「モノ」と一緒なのです。ポイントは整理（適量にする＝減らす）と整頓（使いやすいように配置する）。データは、ただ無秩序に保有するだけでは使えません。必要なときにすぐ使えるように分類・配置されて、初めてそれは「知恵」となります。そして「共有」することも大事。

コンサルでは「共有サーバー」に注目しました。この会社では、共有サーバー上に営業職の個人フォルダがあり、お互い自由に閲覧できるようになっていました。しかし、のぞいて見ると、フォルダ名のつけ方や保存場所は各自バラバラ。見たい情報がどこに格納されているか探すのに一苦労という状態でした。そこで、まずは必要なものだけを残し、古いデータや重複しているデータを削除、つまり「整理」を行います。次にフォルダ名を統一し、「01.顧客」「02.アイディア」…というようにナンバリング。誰のフォルダを見ても、共通のルールでファイルが格納されている状態へと「整頓」したのです。

結果、作業効率は格段にアップ。嬉しいことに、会社の業績も右肩上がりだと報告をいただきました。ファイルを探すタイムロス、ほんの数秒と思っていても日々積み重なると大きな無駄になってしまいます。今年は、モノの片づけの一歩先、情報の片づけにも注目してみましょう。