実績・事例紹介

【税理士事務所】書類を引き出しにしまいたくない、まさかの理由とは?

今回ご紹介するのは、ある税理士事務所の事例です。

 コンサルの申込をくださったのは、
 事務所の経営者や総務担当ではなく、ひとりの社員の方でした。

 彼女の悩みは、“ほぼ一度も片づいたことがない”という
 自分のデスク。

 大きな両袖机を2台も与えられているものの
 書類で埋め尽くされていて、作業スペースはゼロ。

 年度末の会計処理や、3月の確定申告の前後にやってくる
 最大のピーク時の作業は、
 毎年、会議室を占領してこなしている状況でした。

 両袖机が2台あったら、収納スペースも十分にあるはずなのに、なぜ?
 と、不思議に思った小松さんが
 「引き出しには何が入っているんですか?」と尋ねると・・・

 なんと、引き出しはほとんど使われていないスカスカ状態!

 引き出しを使っていない理由は
 「しまうと書類が行方不明になる気がして、怖い」からなのだそう。

 お客様に関する重要書類は、常に見える所に置いていないと
 不安になるという彼女。その結果が、書類が山積みのデスクだったのです。

 引き出しを本来の収納スペースとして使うためには、
 彼女の心理的な不安を取り除くことが先決と判断した小松さん。

 「書類が出ている状態が通常」だった彼女に対して、
 「しまってあるのが通常、出ているのが例外」という感覚に
 慣れていけるよう、声かけをしながら、片づけのスタートです。

 まずは、不要な書類を「減らす」こと。
 100あったものを、50や30まで減らすことが目標です。

 残った書類は、「置き場を確定しながら」引き出しへ収納。
 さらに、すぐに使う重要なものには、ポストイットで目印をつけることで
 見つからなかったらどうしよう?という不安を解消しました。

 実は、散らかった環境にもそれなりの暗黙のルールや
 「慣れ」というものがあるので、初めのうちは片づいた状態に戸惑い、
 探し物をするケースも多いのです。

 小松さん曰く、「片づけで変わった職場環境には
 一週間もあれば慣れるはず」とのこと。

 さて、置き場を決めながら少しずつ収納を進めた、今回の女性。

 今では、PCと電話とカレンダーのみというスッキリデスクで
 作業できるようになりました。
 もちろん、ピーク期にも別室に移動しなくても済んでいるようです。

 いかがでしたか?今回は、十分な収納スペースを与えられながらも
 有効活用できていなかった女性が、心理的なハードルを乗り越えて
 「作業のできるデスク」を取戻した事例でした。

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